Web制作 ノウハウ

Notionを使って案件管理をする方法

案件が複数あって管理するのが大変・・・何かいい管理方法ない?

1件や2件くらいであれば個別に対応していても問題ないかも知れませんが、4件5件となってくると混乱しそうになってきます。

今回は万能ツール Notion を使って案件管理する方法について解説していきます。

※Notionは万能ツールと言われるだけあって出来る事が非常に多く、カスタマイズ性も高いため出来る事を全部書くと大変なので、今回は個人的に使っている案件管理の方法についてのみ解説していきます(もっといい方法はあると思うので、ご自身で色々試してみるといいと思います)

またNotionを使ったコード管理の方法は以下の記事を参照下さい。

Notionを使ってコード管理をする方法

ダウンロードする

まずはNotionをダウンロードします。

ダウンロードして始める方法ですが、こちらの記事を参考にしてみて下さい(丸投げ)

ノートアプリ「Notion」の使い方|注目される特徴と魅力、できることは?

こちらの記事の最後に日本語化の方法が紹介されていますが、Notionの翻訳機能ではなくGoogle Chromeの翻訳機能を使った物なので、変な訳し方をされることがあります。

なので参考程度にしておきましょう(2021年には正式に日本語化されるという話です)

という事で、この記事ではページを作成していくところから解説していきます。

 

ページ作成

まずはページ左側にあるNew pageか+をクリックしてページを作成します(+に関してはカーソルを乗せないと表示されません)

 

そしてこちらが新規ページのまっさらな状態です。

 

まずはUntitledの所にタイトルを書きます。

今回は案件管理表とします。

 

タイトルを入力してenterを押すと下の方にあったメニューが全部消えます(enterを押さずにTableなどクリックしても大丈夫です)

すると左側のメニューにもページが作成されたのが分かります。

 

テーブル作成

タイトルの下にカーソルを乗せると+が表示されるので、ここをクリックします。

すると色々なメニューが表示されます。

 

この中のTableを選択しますが、Tableは2種類あります。

  • Table Inline → このページ内に作成
  • Table Full page → 新しいページとして作成

こちらの上の方がInlineで、下がFull pageとなります。

全部一緒にするならInline、クライアント毎に分けたりする場合はFull pageなど使い分ける事が出来ます。

それではここから案件管理表を作成していきます。

 

項目作成

まずは項目を作成していきます。

デフォルトではNameとTagsとなっていますが、これを編集・追加していきます。

今回作成する項目は以下にします。

  • サイト名
  • クライアント名
  • 種別
  • ページ数
  • 納期
  • 進行状況
  • 進捗詳細
  • 納品
  • 制作費
  • 作業開始日
  • 納品日
  • 入金
  • URL
  • コメント

 

サイト名

まずはサイト名です。

この最初の項目のPROPERTY TYPEはTitleで固定となりますが、最初以外は変更可能です。

PROPERTY TYPE「Title」は、普通にテキストを入力するだけとなります。

例としてドッグカフェと入力しました。

 

クライアント名

次はクライアント名です。

ここは最初と違いPROPERTY TYPEを変更出来るので、Selectを選択します。

 

Selectの場合、例えばクライアント①と入力するとこのようになります。

色が付いてますね。

ここでもう一度クライアント①をクリックするとクライアント名を追加出来ます。

 

 

今度は別の色で追加されました。

このように色を分けて複数登録が出来、どれか1つを選ぶことが出来ます。

 

また後から色を変更することも可能です。

 

種別

次は種別です。

ここもSelectを使っていて種類はこんな感じですが、人によってはデザインやディレクションなどもあると思います。

 

ページ数

次はページ数です。

ここではPROPERTY TYPEをNumberにします。

とりあえず10ページとします。

納期

次は納期です。

ここではPROPERTY TYPEをDateにします。

するとこのように入力欄はカレンダーになります。

 

赤い所は今日の日付となっています。

ただ現在の表記は「May 13, 2021」と分かりにくいので、Date format & timezone から表示の種類を変更します。

今回は年月日としたいので、Year/Month/Dayを選択します。

すると2021/05/13と表示が変わりました。

 

進行状況

次は進行状況です。

ここはPROPERTY TYPEをNumberにしますが、先ほどのページ数と違って単位を設定してみましょう。

数字を入力してカーソルを乗せると123というアイコンが表示されます。

 

 

これをクリックすると色んな単位を設定することが出来ます。

 

今回は進行状況をパーセントで表示したいので、Percentを選択します。

すると%表示に変わりました。

 

進捗詳細

次は進捗詳細です。

ここはPROPERTY TYPEをMulti-Selectにします。

Selectと同じように複数登録しますが、Multi-Selectは複数選択出来ます(Selectは1つしか選択不可)

例えば自分の場合、

ABOUTページPC完了→ABOUTページ完了

という感じで、スマホデザインが完了したらPCを外したりしています。

そうするとABOUTページPC完了が不要になるのですが、消したい場合はDeleteを選択すれば削除出来ます。

納品

次は納品です。

ここはPROPERTY TYPEをSelectにして、作業前、納品前、納品済の3種類を登録しました。

 

ちなみにSelectの項目の順番は変更可能です。

制作費

次は制作費です。

これは税込表示、税別表示、前金など色々あると思うので、ご自身の環境に合わせて項目を増やしても良いと思います。

ここではPROPERTY TYPEをNumberにして単位をYen(円)にします。

 

 

URL

次はURLです。

ここではPROPERTY TYPEをURLにします。

 

URLを入力してカーソルを乗せるとリンクアイコンが表示されます。

 

 

クリックするとリンクが別タブで開きます。

URL以外にテキストを入力するとリンクアイコンは表示されず「URLを入力して下さい」と怒られます。

 

コメント

最後にコメントです。

ここではPROPERTY TYPEをTextにします。

 

Textは複数行のテキストを入力することが出来ます。

 

作業開始日、納品日、入金などは割愛します。

 

修正管理表

あとは案件管理表とは別に修正管理表も作っています。

基本的には案件管理表と同じですがこちらはサイト単位で作成し、修正管理表は修正内容、修正状況、対象ページなどがあります。

これも自分で分かりやすいように作ってみて下さい。

 

テーブルを複製する

ここまでやってきて案件ごとに作るの?と思うかも知れませんが、テーブルごと複製することが出来ます。

まずは赤枠のアイコンをクリックします(この辺りにマウスを乗せないと現れません)

そしてDuplicateをクリックすれば下に同じテーブルが複製されます(※間違って上のDeleteをクリックすると消えるので注意!

 

以上になります。

まだまだここでは紹介していない物がたくさんあるので、ぜひご自身で色々試して使いやすいようにカスタマイズしてみて下さい。

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